So verhindern Arbeitgeber, dass Freelancer zu Scheinselbständigen werden

Freelancer sind aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Ob IT-Spezialistin, Grafiker, Projektmanagerin oder Interimsberater: Wer externe Fachleute auf Honorarbasis beauftragt, gewinnt Flexibilität und spart sich die langfristige Bindung eines Arbeitsverhältnisses. Genau darin liegt aber auch das Risiko. Denn ob jemand selbständig ist, entscheidet nicht die Überschrift im Vertrag, sondern die Art, wie die Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird.

In meiner Beratungspraxis im Großraum Nürnberg erlebe ich regelmäßig, dass Unternehmen erst bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung erfahren, dass ihr langjähriger „freier Mitarbeiter“ in Wahrheit ein Arbeitnehmer war. Dann ist es für eine saubere Lösung meist zu spät. Dieser Beitrag zeigt, wie Arbeitgeber Scheinselbständigkeit von Anfang an vermeiden. Und er hilft Freelancern zu erkennen, ob ihr eigener Status auf sicheren Füßen steht.

Was Scheinselbständigkeit ist und warum sie so teuer wird

Scheinselbständig ist, wer nach außen als Selbständiger auftritt, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer arbeitet. Maßgeblich ist im Sozialversicherungsrecht § 7 Abs. 1 SGB IV, im Arbeitsrecht § 611a BGB. Beide Vorschriften stellen auf dieselben Kernfragen ab: Ist die Person weisungsgebunden, und ist sie in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert?

Wird nachträglich festgestellt, dass ein Beschäftigungsverhältnis vorlag, treffen die Folgen fast ausschließlich den Auftraggeber:

• Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Der Arbeitgeber schuldet den gesamten Beitrag, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Den Arbeitnehmeranteil kann er nach § 28g SGB IV nur sehr eingeschränkt vom Beschäftigten zurückholen, regelmäßig nur über die nächsten drei Lohnabrechnungen.
• Lange Rückwirkung: Beiträge verjähren grundsätzlich nach vier Jahren. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen gilt nach § 25 SGB IV eine Frist von 30 Jahren. Hinzu kommen Säumniszuschläge von einem Prozent pro Monat.
• Steuerliche Haftung: Das Finanzamt kann den Arbeitgeber für nicht abgeführte Lohnsteuer in Anspruch nehmen. Zudem entfällt rückwirkend der Vorsteuerabzug aus den Rechnungen des vermeintlichen Freelancers.
• Strafrechtliches Risiko: Das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen ist nach § 266a StGB strafbar. Ermittlungen führt häufig die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
• Arbeitsrechtliche Folgen: Der Betroffene kann vor dem Arbeitsgericht feststellen lassen, dass er Arbeitnehmer ist. Dann gelten Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und unter Umständen Kündigungsschutz.

Bei einem Honorar von 6.000 Euro im Monat können sich über vier Jahre schnell sechsstellige Nachforderungen ergeben. Für kleine und mittlere Unternehmen kann das existenzbedrohend sein.

Die Kriterien: Wann ist ein Freelancer in Wahrheit Arbeitnehmer?

Eine starre Checkliste kennt das Gesetz nicht. Die Deutsche Rentenversicherung und die Gerichte nehmen eine Gesamtwürdigung aller Umstände vor. Einzelne Merkmale werden gewichtet und gegeneinander abgewogen. In der Praxis haben sich jedoch klare Indizien herausgebildet.

Anzeichen für eine abhängige Beschäftigung:

• Der Auftraggeber bestimmt Arbeitszeit, Arbeitsort und Art der Ausführung.
• Der Freelancer arbeitet dauerhaft in den Räumen des Unternehmens, mit dessen Laptop, E-Mail-Adresse und Visitenkarten.
• Er ist in Dienstpläne, Urlaubsplanung oder Teambesprechungen eingebunden wie die Stammbelegschaft.
• Er erledigt dieselben Aufgaben wie angestellte Kollegen und vertritt diese bei Abwesenheit.
• Er wird nach Stunden bezahlt, ohne eigenes Verlustrisiko.
• Er arbeitet über lange Zeit ausschließlich oder ganz überwiegend für einen einzigen Auftraggeber.
• Er war zuvor beim selben Unternehmen angestellt und macht nun dieselbe Arbeit „frei“.

Anzeichen für echte Selbständigkeit:

• Der Freelancer schuldet ein konkretes Ergebnis und entscheidet selbst, wie, wann und wo er es erreicht.
• Er trägt ein unternehmerisches Risiko, etwa durch Festpreise, eigene Investitionen oder Haftung für Mängel.
• Er nutzt eigene Betriebsmittel, eigene Software und eigene Räume.
• Er hat mehrere Auftraggeber und wirbt aktiv am Markt, zum Beispiel über eine eigene Website.
• Er darf Mitarbeiter oder Subunternehmer einsetzen und muss die Leistung nicht höchstpersönlich erbringen.

Wichtig: Die Höhe des Honorars allein entscheidet nicht. Das Bundessozialgericht sieht ein deutlich über dem Tariflohn liegendes Honorar zwar als Indiz für Selbständigkeit. Es kann eine tatsächliche Eingliederung in den Betrieb aber nicht aufwiegen. Auch der Wunsch beider Seiten, ausdrücklich keinen Arbeitsvertrag zu schließen, ist nur dann beachtlich, wenn die tatsächlichen Verhältnisse kein eindeutiges Bild ergeben.

Der Vertrag: Was hineingehört und was nicht

Ein gut gestalteter Vertrag ist keine Garantie, aber die Grundlage jeder sauberen Zusammenarbeit. Prüfer der Rentenversicherung lesen ihn zuerst. Widerspricht er sich selbst oder klingt er wie ein Arbeitsvertrag, beginnt die Prüfung bereits mit einem Minuspunkt.

Das sollte im Vertrag stehen:

1. Eine klar umrissene Leistung. Beschreiben Sie ein Projekt, ein Werk oder ein abgrenzbares Arbeitspaket mit Ergebnis und Zeitrahmen. „Unterstützung der IT-Abteilung“ ist zu vage; „Migration des CRM-Systems auf Version X bis 31. März“ ist konkret.
2. Freiheit bei Zeit, Ort und Methode. Halten Sie fest, dass der Auftragnehmer seine Arbeitszeit und seinen Arbeitsort selbst bestimmt. Verbindliche Termine sollten sich nur auf Abgabezeitpunkte und notwendige Abstimmungen beziehen.
3. Ein ergebnisbezogenes Honorar. Pauschal- oder Festpreise pro Projektphase sprechen eher für Selbständigkeit als ein Stundensatz ohne jedes Risiko.
4. Haftung und Gewährleistung. Ein echter Unternehmer haftet für Fehler. Eine Klausel zur Nachbesserung und eine Berufshaftpflichtversicherung unterstreichen das.
5. Das Recht, Dritte einzusetzen. Ein Vertretungs- oder Delegationsrecht ist ein starkes Indiz, sofern es nicht nur auf dem Papier steht.
6. Freiheit, für andere tätig zu sein. Ein generelles Wettbewerbsverbot passt nicht zu einem Selbständigen. Zulässig bleiben Geheimhaltungsabreden.

Das gehört nicht hinein:

• Begriffe aus dem Arbeitsrecht wie „Urlaub“, „Vorgesetzter“, „Probezeit“ oder „Krankmeldung“
• feste Kernarbeitszeiten oder Anwesenheitspflichten
• ein Weisungsrecht des Auftraggebers über die Art der Ausführung
• eine Fortzahlung des Honorars bei Krankheit oder Urlaub
• unbefristete Laufzeiten ohne Projektbezug

Verzichten Sie auf Musterverträge aus dem Internet, die nur Arbeitsverträge umbenennen. Jeder Vertrag sollte zur konkreten Tätigkeit passen.

Die gelebte Praxis: Worauf es im Alltag ankommt

Der häufigste Fehler liegt nicht im Vertrag, sondern im Alltag. Weicht die tatsächliche Durchführung vom Vertrag ab, zählt nach ständiger Rechtsprechung die gelebte Praxis. Ein perfekter Vertrag nützt also nichts, wenn der Freelancer nach drei Monaten behandelt wird wie ein Teammitglied.

Typische Fallen im Arbeitsalltag:

• Schleichende Eingliederung. Aus einem dreimonatigen Projekt wird ein Dauereinsatz. Der Freelancer sitzt fest im Team, nimmt an jedem Jour fixe teil und steht im Organigramm.
• Fachliche Weisungen statt Abnahme. Führungskräfte verteilen Tagesaufgaben per Ticket wie an Angestellte. Zulässig sind Vorgaben zum Ergebnis, nicht zur Arbeitsweise.
• Betriebsmittel des Unternehmens. Firmenlaptop, Firmen-E-Mail und Zugangskarte sind manchmal aus Gründen der IT-Sicherheit nötig. Sie sollten dann bewusst und dokumentiert eingesetzt werden, nicht automatisch.
• Teilnahme an internen Abläufen. Einträge im Urlaubskalender, Einladungen zur Weihnachtsfeier oder Pflichtschulungen für Mitarbeiter sind deutliche Signale für Eingliederung.

So sichern Sie die Praxis ab:

• Benennen Sie intern eine Ansprechperson, die die Zusammenarbeit steuert und die Regeln kennt.
• Schulen Sie Führungskräfte, die mit Freelancern arbeiten. Sie müssen wissen, dass sie keine Weisungen wie gegenüber Angestellten erteilen dürfen.
• Lassen Sie sich Leistungen per Rechnung mit Leistungsbeschreibung abrechnen, nicht per Stundenzettel nach internem Muster.
• Dokumentieren Sie, dass der Freelancer weitere Kunden hat, etwa über eine jährliche Selbstauskunft.
• Überprüfen Sie langlaufende Aufträge mindestens einmal im Jahr. Was am Anfang ein Projekt war, ist nach zwei Jahren oft eine Dauerstelle.

Besondere Vorsicht gilt bei Freelancern, die über eine Agentur oder Vermittlungsplattform kommen. Hier kann neben der Scheinselbständigkeit auch eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung im Raum stehen, mit eigenen Sanktionen nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Das Statusfeststellungsverfahren als Sicherheitsnetz

Wer echte Rechtssicherheit will, beantragt bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV. Antragsberechtigt sind Auftraggeber und Auftragnehmer, idealerweise gemeinsam. Die Rentenversicherung entscheidet dann verbindlich, ob eine abhängige Beschäftigung oder eine selbständige Tätigkeit vorliegt.

Die wichtigsten Vorteile:

• Früher Antrag, später Beginn der Versicherungspflicht. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt, beginnt eine etwaige Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit Bekanntgabe der Entscheidung. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Betroffene zustimmt und für den Zwischenzeitraum anderweitig abgesichert ist.
• Prognoseentscheidung vor Beginn. Seit 2022 kann der Status bereits vor Aufnahme der Tätigkeit geklärt werden, auf Grundlage der geplanten Vertragsgestaltung.
• Gruppenfeststellung. Wer viele Freelancer mit gleichartigen Verträgen einsetzt, kann eine gutachterliche Äußerung für die gesamte Vertragsgestaltung einholen.
• Dreiecksverhältnisse. Auch beim Einsatz über Agenturen kann geprüft werden, ob ein Beschäftigungsverhältnis zum Endkunden besteht.

Einige dieser Neuerungen aus dem Jahr 2022 sind derzeit bis zum 30. Juni 2027 befristet. Die Verfahren dauern in der Praxis oft mehrere Monate. Der Antrag will daher gut vorbereitet sein: Unvollständige oder widersprüchliche Angaben führen schnell zu einer ungünstigen Entscheidung.

Reform in Sicht, aber noch nicht in Kraft. Die Bundesregierung hat sich im Koalitionsvertrag vorgenommen, das Statusfeststellungsverfahren zu reformieren. Das Bundesarbeitsministerium hat dazu im März 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Er sieht eine zusätzliche „neue Selbständigkeit“ mit prüfbaren Kriterien vor, verbunden mit Rentenversicherungspflicht und Meldepflichten des Auftraggebers. Der Entwurf ist in der Fachwelt umstritten und war bei Redaktionsschluss noch nicht verabschiedet. Arbeitgeber sollten deshalb nicht auf die Reform warten, sondern die heute geltenden Regeln einhalten.

Fazit: Checkliste für Arbeitgeber und ein Wort an Freelancer

Scheinselbständigkeit entsteht selten aus böser Absicht, sondern meist aus Bequemlichkeit und fehlender Aufmerksamkeit. Wer die folgenden Punkte beachtet, reduziert sein Risiko erheblich:

• Liegt ein abgrenzbares Projekt mit konkretem Ergebnis vor?
• Bestimmt der Freelancer Arbeitszeit, Arbeitsort und Vorgehensweise selbst?
• Trägt er ein unternehmerisches Risiko und nutzt eigene Betriebsmittel?
• Hat er weitere Auftraggeber und tritt er selbst am Markt auf?
• War er nicht zuvor mit derselben Tätigkeit bei Ihnen angestellt?
• Enthält der Vertrag keine arbeitsrechtlichen Begriffe und keine Anwesenheitspflichten?
• Wissen die zuständigen Führungskräfte, wie sie mit Freelancern umgehen müssen?
• Wird die Zusammenarbeit regelmäßig überprüft?
• Haben Sie bei Zweifeln ein Statusfeststellungsverfahren eingeleitet, idealerweise innerhalb eines Monats nach Beginn?

Für Freelancer gilt: Auch Sie haben ein Interesse an einem klaren Status. Wer eigentlich Arbeitnehmer ist, verzichtet ohne es zu wissen auf Urlaub, Entgeltfortzahlung, Kündigungsschutz und Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung. Wenn Sie den Eindruck haben, längst wie ein Angestellter zu arbeiten, lassen Sie Ihre Situation prüfen. Ein Statusfeststellungsverfahren können Sie auch selbst beantragen.

Sie möchten einen bestehenden Freelancer-Einsatz prüfen lassen oder einen neuen Vertrag rechtssicher gestalten? Als Rechtsanwalt für Arbeitsrecht im Großraum Nürnberg begleite ich Unternehmen und Selbständige bei Vertragsgestaltung, Statusfeststellungsverfahren und Betriebsprüfungen. Sprechen Sie mich gern an.