Vorstellungskosten: Muss der Arbeitgeber das Bewerbungsgespräch bezahlen?

Ja – in vielen Fällen können Bewerber die Kosten für ein Vorstellungsgespräch vom Arbeitgeber zurückverlangen. Und zwar auch dann, wenn am Ende kein Arbeitsvertrag zustande kommt. Das überrascht viele: Arbeitnehmer wissen oft nichts von ihrem Anspruch, und Arbeitgeber werden von einer Rechnung über Bahnticket, Kilometergeld oder Hotelübernachtung kalt erwischt.

Gerade im Großraum Nürnberg, Erlangen und Fürth reisen Bewerber häufig aus ganz Bayern oder von weiter her an. Da kommen schnell dreistellige Beträge zusammen. Wer die Spielregeln kennt, vermeidet Streit – auf beiden Seiten.

In diesem Beitrag erkläre ich, worauf sich der Anspruch stützt, welche Kosten erstattet werden, wann der Arbeitgeber die Erstattung ausschließen kann und was für Bewerber gilt, die sich aus einem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus bewerben. Zum Schluss gibt es konkrete Praxistipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Die Grundregel: Wer zum Gespräch einlädt, trägt die Kosten

Ein ausdrücklicher Paragraf »Vorstellungskosten« findet sich im Gesetz nicht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) leitet den Anspruch aber seit Jahrzehnten aus den Vorschriften zum Auftragsrecht ab, insbesondere aus § 670 BGB (Ersatz von Aufwendungen). Der Gedanke dahinter ist einfach: Wer einen anderen auffordert, für ihn tätig zu werden oder Aufwendungen zu machen, muss diese Aufwendungen auch ersetzen.

Lädt ein Unternehmen einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein, macht der Bewerber die Reise im Interesse des Arbeitgebers. Denn der Arbeitgeber möchte sich ein persönliches Bild verschaffen. Deshalb muss er die Kosten tragen, die der Bewerber den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Entscheidend sind drei Punkte:

• Die Initiative geht vom Arbeitgeber aus. Er muss den Bewerber zum Gespräch aufgefordert oder dem Wunsch des Bewerbers nach einem Termin zugestimmt haben. Eine schriftliche Einladung ist nicht nötig; ein Telefonat oder eine E-Mail genügt.
• Der Ausgang ist egal. Ob der Bewerber die Stelle bekommt, absagt oder abgelehnt wird, spielt keine Rolle. Der Anspruch entsteht mit der Einladung und der Anreise.
• Es kommt nicht auf die Unternehmensgröße an. Der Anspruch gilt gegenüber dem Konzern ebenso wie gegenüber dem Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern.

Die Regel gilt auch für Personalberater und Headhunter: Wer im Auftrag eines Unternehmens einlädt, handelt für dieses Unternehmen. Schuldner ist dann in der Regel der Arbeitgeber, sofern der Berater nicht ausdrücklich selbst die Kostenübernahme zugesagt hat.

Welche Kosten erstattet werden – und welche nicht

Erstattet werden die Kosten, die ein vernünftiger Bewerber für notwendig halten durfte. Maßstab ist also nicht, was am bequemsten ist, sondern was angemessen ist. Dabei spielen die Entfernung, die Dauer der Reise und auch die Bedeutung der Position eine Rolle.

Die Grenze ziehen die Gerichte bei der Verhältnismäßigkeit. Für eine Stelle als Führungskraft kann ein Flug angemessen sein, für einen Minijob in der Regel nicht. Wer unsicher ist, ob eine teurere Anreise erstattet wird, sollte vorher beim Arbeitgeber nachfragen und sich die Zusage schriftlich geben lassen.

Wichtig für Bewerber: Erstattet werden nur tatsächlich entstandene Kosten. Wer mit einem Firmenwagen des bisherigen Arbeitgebers oder einem Deutschlandticket anreist, kann keine fiktiven Fahrtkosten abrechnen.

Wann der Anspruch entfällt: Ausschluss und Sonderfälle

Der Erstattungsanspruch ist kein zwingendes Recht. Arbeitgeber können ihn ausschließen – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Ausschluss vor dem Gespräch. Der Arbeitgeber muss rechtzeitig und unmissverständlich mitteilen, dass er keine Kosten übernimmt. Am sichersten steht das direkt in der Einladung, etwa: »Fahrt- und Übernachtungskosten können wir leider nicht erstatten.« Der Bewerber kann dann frei entscheiden, ob er trotzdem anreist. Ein Hinweis erst beim Gespräch oder danach kommt zu spät. Auch ein versteckter Satz im Kleingedruckten eines Bewerberportals reicht im Zweifel nicht aus.

Begrenzung statt Ausschluss. Der Arbeitgeber kann die Erstattung auch deckeln, zum Beispiel auf die Bahnfahrt 2. Klasse oder auf einen Pauschalbetrag. Auch hier gilt: Die Begrenzung muss vor der Anreise klar kommuniziert werden.

Kein Anspruch ohne Einladung. Wer unaufgefordert im Betrieb erscheint, etwa nach einer Initiativbewerbung, um sich »mal vorzustellen«, hat keinen Anspruch. Dasselbe gilt für Jobmessen, offene Recruiting-Events oder Tage der offenen Tür, zu denen jeder kommen kann.

Videointerviews. Findet das Gespräch per Videokonferenz statt, entstehen in der Regel keine erstattungsfähigen Kosten. Viele Unternehmen führen die erste Runde inzwischen online durch – auch, um Reisekosten zu sparen.

Probearbeit. Bei einem Probearbeitstag geht es um mehr als nur um die Anreise. Hier stellt sich die Frage, ob bereits Arbeitsleistung erbracht wird, die zu vergüten ist. Das ist ein eigenes Thema und sollte vorab klar geregelt werden.

Verjährung. Der Anspruch verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB), beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem das Gespräch stattfand. In der Praxis sollten Bewerber ihre Kosten aber zeitnah, also innerhalb weniger Wochen, geltend machen. Das erhöht die Akzeptanz beim Arbeitgeber deutlich.

Bewerben aus einem bestehenden Job: Freistellung, Urlaub und Verdienstausfall

Viele Bewerber stehen noch in einem Arbeitsverhältnis. Für sie stellt sich eine zweite Frage: Muss ich für das Vorstellungsgespräch Urlaub nehmen – und wer zahlt den Lohn für die ausgefallene Zeit?

Verdienstausfall zahlt der neue Arbeitgeber nicht. Der potenzielle neue Arbeitgeber muss nur die Reisekosten ersetzen, nicht den entgangenen Lohn. Wer für das Gespräch einen Urlaubstag nimmt, kann diesen nicht »in Rechnung stellen«.

Anspruch auf Freistellung nach Kündigung (§ 629 BGB). Ist das bestehende Arbeitsverhältnis gekündigt – egal von welcher Seite – oder läuft ein befristeter Vertrag aus, muss der bisherige Arbeitgeber auf Verlangen angemessene Zeit zur Stellensuche gewähren. Dazu gehört auch die Zeit für Vorstellungsgespräche. Der Arbeitnehmer muss dafür keinen Urlaub opfern. Er sollte die Freistellung aber rechtzeitig beantragen; einfach fernbleiben darf er nicht.

Bezahlt oder unbezahlt? Ob der Lohn während der Freistellung weiterläuft, richtet sich nach § 616 BGB. Danach behält der Arbeitnehmer seinen Vergütungsanspruch, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit ohne eigenes Verschulden verhindert ist. Ein Vorstellungsgespräch von einigen Stunden fällt typischerweise darunter. Achtung: § 616 BGB kann im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ausgeschlossen sein. Das ist in der Praxis häufig der Fall. Ein Blick in den eigenen Vertrag lohnt sich daher.

Ungekündigtes Arbeitsverhältnis. Wer sich aus einem ungekündigten Job heraus bewirbt, hat keinen Anspruch aus § 629 BGB. Hier bleibt nur der Urlaub, ein Gleitzeitausgleich oder eine einvernehmliche Lösung mit dem Vorgesetzten. Den Grund für den Urlaubswunsch muss der Arbeitnehmer nicht nennen.

Tipp für Arbeitgeber: Wer gekündigten Mitarbeitern die Freistellung zur Stellensuche verweigert, riskiert nicht nur Streit, sondern im Zweifel auch Schadensersatzansprüche. Eine großzügige Handhabung zahlt sich meist aus – auch für die Stimmung im verbleibenden Team.

Wenn der Arbeitgeber nicht zahlt: Agentur für Arbeit, Jobcenter und Steuer

Hat der Arbeitgeber die Erstattung wirksam ausgeschlossen, bleibt der Bewerber nicht zwingend auf seinen Kosten sitzen. Es gibt zwei weitere Wege.

Förderung aus dem Vermittlungsbudget. Arbeitsuchende und Arbeitslose können bei der Agentur für Arbeit Leistungen aus dem Vermittlungsbudget nach § 44 SGB III beantragen. Wer Bürgergeld bezieht, wendet sich an das Jobcenter (§ 16 SGB II). Übernommen werden können unter anderem Fahrtkosten zu Vorstellungsgesprächen. Dabei gilt:

• Der Antrag muss vor der Reise gestellt werden. Eine nachträgliche Erstattung ist in der Regel ausgeschlossen.
• Es handelt sich um eine Ermessensleistung. Einen festen Anspruch gibt es nicht.
• Leistungen der Agentur sind nachrangig. Zahlt der einladende Arbeitgeber, gibt es von der Agentur nichts.

Steuerliche Absetzbarkeit. Kosten, die niemand erstattet, können Bewerber in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten nach § 9 EStG geltend machen. Das gilt für Fahrt- und Übernachtungskosten ebenso wie für Bewerbungsfotos oder Mappen – und zwar unabhängig davon, ob die Bewerbung erfolgreich war. Was der Arbeitgeber erstattet hat, darf natürlich nicht noch einmal abgesetzt werden.

Für Arbeitgeber sind erstattete Vorstellungskosten Betriebsausgaben. Sie mindern also den Gewinn.

Praxistipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Für Bewerber:

1. Einladung genau lesen. Steht dort nichts zu den Kosten, gilt die gesetzliche Regel: Der Arbeitgeber zahlt.
2. Im Zweifel vorher fragen. Eine kurze, freundliche Nachfrage (»Werden die Reisekosten übernommen?«) wirkt professionell, nicht fordernd.
3. Belege sammeln. Bahnticket, Tankquittung, Hotelrechnung, Parkschein – alles aufheben und Kilometer dokumentieren.
4. Zeitnah abrechnen. Am besten innerhalb von zwei bis vier Wochen eine kurze Aufstellung mit Belegen und Bankverbindung schicken.
5. Sachlich bleiben. Zahlt der Arbeitgeber nicht, genügt meist eine freundliche Erinnerung mit Fristsetzung. Erst danach kommen anwaltliche Schreiben oder ein Mahnbescheid in Betracht.

Für Arbeitgeber:

1. Kostenregel in jede Einladung. Ein Satz schafft Klarheit, etwa: »Wir erstatten Fahrtkosten bis zur Höhe einer Bahnfahrt 2. Klasse.«
2. Erste Runde digital. Videointerviews sparen Kosten und erleichtern die Vorauswahl.
3. Einheitlich handeln. Eine interne Richtlinie zu Vorstellungskosten verhindert Einzelfallstreit und Ungleichbehandlung.
4. Erstattung als Employer Branding. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels hinterlässt eine zügige, unkomplizierte Erstattung einen guten Eindruck – auch bei Bewerbern, die nicht eingestellt werden.
5. Ausschluss nicht übertreiben. Ein pauschaler Ausschluss ist zulässig, kann aber gute Kandidaten von der Anreise abhalten.

Fazit: Wer zum Vorstellungsgespräch einlädt, muss die angemessenen Reisekosten des Bewerbers ersetzen – unabhängig davon, ob ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Will der Arbeitgeber das nicht, muss er es vorher klar sagen. Bewerber sollten ihre Kosten belegen und zeitnah geltend machen; Arbeitgeber fahren mit einer klaren Kostenregel in der Einladung am besten.

Sie haben Fragen zu Vorstellungskosten, Freistellung oder einem anderen arbeitsrechtlichen Thema? Ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – sprechen Sie mich gern an. Ich berate Sie im Großraum Nürnberg, Erlangen und Fürth.